Šest trikova koji čine čudo kod komuniciranja mejlovima

Ne morate da imate diplomu fakulteta da biste znali da napišete mejl. To je očigledno za one koji dnevno prolaze kroz desetine pa i stotine mejlova, od kojih mnogi sadrže nepotrebne informacije.

Sajt Inc.com može da vam pomogne da raščistite ovu gužvu uz pomoć nekoliko savjeta. Mogli biste da se i iznenadite kada vam ljudi zahvale.

1. Potvrdite prijem.
Ovo se može činiti kao gubljenje energije, i nije uvijek potrebno. Ipak, ako neko organizuje sastanak ili vas poziva na posao, testiranje za posao i slično, pošaljite brzu potvrdu. U suprotnom, druga strana može da mislli da je ostalo nešto neriješeno.

2. Izbacite makar jednu riječ.
Prije nego što kliknete dugme „Send“, prođite još jednom kroz mejl i izbacite makar jednu riječ. Riješite se suvišnih riječi koje djeluju prilično rogobatno (kao što se u ovoj rečenici može izbaciti reč „prilično“).

3. Uprostite svoj potpis.
Dugi potpis nije neophodan osim ako niste akademik i morate da potvrdite svoju stručnost. Neka bude kratak i jednostavan, tako da primalac može brzo da nađe vaš broj telefona i adresu.

4. Pređite na stvar.
Ako pravite dug uvod, slobodno ga izbacite. Nemojte reći „Znam da ste zauzeti, ali…“, umjesto toga samo zaronite i pomozite zauzetoj osobi da razumije poruku. Često se dešava da mejlovi imaju predugačak uvod, i to „razvodnjava“ cijelu priču. Kratki, koncizni mejlovi lakši su i „svarljiviji“ i što je najbitnije, daju dobre rezultate.

5. Isključite žargon.
Stručnjaci savjetuju da žargon treba izbjegavati, bilo u pisanoj bilo u usmenoj formi. Cilj je da nas svi razumiju, da na jednostavan način izrazimo ono što mislimo. Držite se jednostavnosti.

6. Ne dužite.
Ne zaboravite kako ljudi čitaju mejlove – skeniraju i nestrpljivo idu mišem gore – dole. Ako stavljate previše informacija na kraju, samo ćete otežati to skeniranje i oduzećete nekome vrijeme. Dakle, skratite, pogotovo na kraju, potpišite se i pošaljite.